クラウドストレージを快適に使うための複数アカウント分離運用の考え方

なぜクラウドはすぐにごちゃごちゃするのか

クラウドストレージを使っていると、気付けば中身が雑然としてきます。仕事の資料、個人の写真、共有ファイルが同じ場所に混ざると、探すだけで疲れます。つまり整理が追いつかない状態が自然に生まれます。

また最初は一つのアカウントで十分だと感じます。しかし利用期間が長くなるほど用途は増え、役割も変わります。そのため後から整理しようとしても、どこから手を付けるか分からなくなります。

多くの人は、フォルダ構成を工夫して何とかしようとします。もちろん意味はありますが、限界も早いです。つまり同じアカウント内では、どうしても用途が混ざります。

一方でアカウント自体を分けると、混ざりようがなくなります。仕事用は仕事だけ、個人用は個人だけという状態が自然に保たれます。そのため整理を意識しなくても、環境が勝手に整います。

最も分かりやすい分離方法は、仕事用と個人用を分けることです。例えば仕事用アカウントには資料や共有データだけを置きます。個人用には写真や私的なファイルだけを保存します。

またこの分け方は、検索や共有のストレスも減らします。一方で間違えて見せたくないファイルを共有する事故も防げます。つまり安全面と効率の両方に効果があります。

仕事と個人以外にも、分けた方が楽な用途はあります。例えば家族共有用、実験用、バックアップ専用などです。用途がはっきりしているほど、アカウント分離は効果を発揮します。

また共有用アカウントを作っておくと、権限管理も簡単になります。一方で一つのアカウントに招待を重ねると、管理が複雑になります。そのため用途単位での分離が現実的です。

複数アカウント運用というと、切り替えが面倒に感じられます。しかし実際には、ブラウザやアプリの機能で簡単に管理できます。つまり一度設定すれば、日常操作はほぼ変わりません。

またスマートフォンでは、用途ごとにアプリを使い分ける方法もあります。一方で無理に全部を同時に管理しようとしないことも重要です。使うときだけ意識すれば十分です。

Synology NASなら、同じクラウドでも複数アカウントを並行して同期できます。仕事用と個人用を分けたまま扱えるため、分離運用のハードルが一気に下がります。クラウドを整理し直さなくても、NASが間に入るだけで管理が楽になります。

アカウント分離の効果は、使い始めよりも数年後に実感します。データが増えても、構造が崩れにくいからです。つまり未来の自分を楽にする設計です。

またクラウドサービスを変更する際も、移行が簡単になります。一方で一つのアカウントにすべて集約していると、移動や整理に膨大な時間がかかります。分離運用は保険のような存在です。